如何用心智圖做好會議準備?

 

 

如何用心智圖做好會議準備?

開會,是職場人士必備任務之一,但也是讓人很頭痛的情況。因為很多會議可能經常會出現議而不決的狀況,那我們應該要怎麼做才能夠把會議這件事做好的,那基本上就是可以把心智圖導入我們的會議準備工作,就可以讓我們事半功倍。以下是我設計的心智圖模板,我並將一一說明會議前中後需要準備哪些項目:

規劃會議的時候,就已經決定這個會議是否是成功與否。怎麼說呢?首先,你必須先知道我們會議要討論的主題是什麼?再來就是有誰會參加?大概有多少時間需要完成?這些都是我們需要11的考慮,所以在會議前我們就是要讓所有的與會者都能夠明確知道我們這次參加會議的目的是什麼,以及要討論什麼樣的內容。

 

當作為會議管理者時,要先條列出這一次會議要討論確認的主題清單,並且就目前的議題排出重點問題清單討論邏輯,以及規劃相關所需花費時間,事先Email信件通知與會人員提醒,有兩件事請務必要提醒:

  • 請所有與會人員務必請準時出席:
    • 千萬不要讓與會人員感覺到參加會議很煩悶,但是一定要讓相關的人士能夠騰出時間來參加,那之前一定要說明會議的主題是會議的主題一定要能夠明確。
    • 再來就是一定要讓與會者都能感受到,這個會議跟我自己工作的相關性是很高的,這樣才能夠讓他願意來參加,以及參加完之後他能夠得到什麼樣的好處。如果能夠得到好處,與會人員就會覺得我排除萬難都要去參加這個會。就像我自己去台北上課,我都會評估台中到台北是一個很花時間成本的事情,我應該怎麼做才能夠節省這樣的時間,所以我就要思考,我去或不去這樣的抉擇,我什麼來判斷但是從這件事情對我來說的效益。所以對我來說,這就是參加這個會議做有什麼好處,以及我在做完在決策之後,我能夠充分得到什麼樣的效益我都會加以評估,那這就是很重要的一件事,我在會議前一定要先確保任何人都能夠來參加,都能夠得到有所收穫。

 

  • 別帶空腦袋來會議現場做腦力激盪:
    • 事情我們需要做的,就是先繼發開會通知,那在計劃開會通知的時候,同時我們可以擬定會議的主題,需要有討論哪些?那這個部分我們同時也可以預估每個主題單需要花費多少時間,哪些環節可能卡住並且自行相關的沙盤推演的模擬,所以當如果發現這樣的沙盤推演跟模擬可能遇到相關資料不足,或是會遇到很多質疑的時候,那我們就應該快速的進行相關資料的補充,以避免當天開會的時候,因為這個地鐵和卡關導致後續無法討論下去,就會花費太多時間在處理相關的一個流程上面,那當初你在相關流程上面人的情緒就會呈現卡卡的,那就會導致後續的決策,大家可能沒有那麼多意願想要做相關的抉擇。
    • 在會議中,千萬不要花太多時間在開一個會議,像我之前在開會,週日都會控制在一個小時之內的時間,為什麼呢?基本上和會議前都已經把相關資訊都應給所有的與會人士,所以大家都很清楚知道我們要開什麼主題會議,在這之前有一件事一定要做好準備,那就是一定要清楚自己,對於這幾個議題的想法以及自己的底線在哪邊?為什麼說自己底線在哪邊很重要?因為你有這個想法之後,你再做底線就能快速把相關內容給產出,但是只要做這件事情你可以決定或不能決定,很多我自己知道自己明確掌握在哪個地方,那就當這件事情發生之後,你就會事先跟你的主管,如果你發現這件事無法決定你就是先跟你的主管做相關的討論,做相關的產出,以確保自己這件事情能夠做很好的沙盤推演。
    • 確認自己問題解答底線:再就是千萬不要直接在會議裡面做相關的腦力激盪,會議是用來做決策,不讓你做你做腦力激盪用,所以像以前我帶領部屬的時候,絕對不會讓他們在開會的時候做腦力激盪,而是你先把你預計的想法帶過來,我們開會的時候一起討論,這樣的話才能夠比較出彼此之間想法差異,如果你是帶空腦袋而來,就直接要在會議裡面討論出相關的結果,通常只會花費了非常多的時間,可能比原來預計可能只要花一個小時可能會花到兩個小時的狀況,那反而到最後會發現,因為沒有討論出來,結果所以我就只好在重新得預約下一個會議時間,讓你發覺一次會議裡面並沒有任何懼,這件事情會讓事情不斷的往後推遲。

 

在開會時就可以透過糾察隊,把離題的討論主題重新找回來,並請塑造這是一個非常安全的環境,讓與會人員都能夠踴躍發言。再來會議裡是討論任何方案,最後要確保整個會裡面得到最後的共識結論,所以沒有結論的會議是不值得開了,所以你這樣說我會有所結論,所有的事情做更有效率的準備。

那會議之後我們可以做什麼事情?我們要對於每個任務有明確的行動指示,在是由誰負責任都要,當大家說清楚在這邊的決議,所以包含會議記錄者在會議最後的十分鐘,請會議記錄全部把紀錄內容重新說明,讓確保所有與會的人都能夠同意會議結論,我也把相關會議流程整理成一張表單,希望有助於大家規劃更有效率的會議。

 

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