心智圖在企劃撰寫/問題解決的應用

每次在上心智圖法內訓的時候,都會有學員休息時間來問問題,我覺得這代表學員對於心智圖是有感受的,而且想要運用心智圖來解決自己工作上/學習上的問題。

 

 

 

常常有學員會來詢問:「請教老師我該怎麼把心智圖用在企劃方面或是問題解決上呢?」

 

 

 

我就會好奇問學員:「請問什麼是企劃呢?」學員常常會無法回答。根據新潮社出版的「企劃書」一書中對於企劃的解釋為:「企劃伴隨著提案、被採用的過程。亦即根據某個目標,描繪出實現目標的工作型態,和提出方案,乃至於實現提案內容的過程,及其成果。」換句話說,企劃通常比較多是以「開發性」為標的,並可能需要爭取高層或客戶的認同後,再進行下一步的執行規劃。簡單來說,我覺得企劃是找問題跟解決問題的能力。

 

 

 

傳統寫企劃常常都會找範本來,但是只是行禮如儀把企劃書範本「空格填充」,寫完企劃也無法確認是否能夠解決問題,這樣的企劃往往是沒有靈魂跟執行價值的。那要怎麼做比較好呢?要釐清我們目前遇到的問題是什麼,然後根據問題的痛點著手,對症下藥。

 

 

 

那就會出現一個疑問:「什麼是『問題』?」目前最廣泛流傳的問題定義是:「當現況與目標有了差距,就遇到了問題。」所以問題的產生一定有三個關鍵元素存在,分別是「現況」/「目標」/「差距」。

 

 

 

一般人所描述的情況往往只有現況,但是並沒有把目標列出來,舉個例子,我周遭朋友也開始出現希望減肥的聲音,但是一直都聽到他們想減肥,但是僅有極少數人成功減肥,後來可以從彼此的話語得到答案。

 

 

 

而沒有減肥成功的人,會出現類似話語:「美食當前,減肥是明天的事」,「我天生體質易胖,連呼吸都會變重…」,看似合理,其實說出來都是希望聽到的親朋好友可以「呼應」她/他的想法,然後「合理化」自己沒有變瘦的事實,很多時候都不是自己能夠控制的。然而減肥成功的人說出來的話與往往是另一種方式,像是「我有明確減肥目標幾公斤」,「我有幫自己設定期限」,「美食當前,我很忍耐克制…」等,也因為「目標明確」(數字化)與「制定期限」(急迫性),讓他每天都很在意這件事,也因為在意,所以才能夠減肥成功,而這樣讓自己成功做到是可以增進自信心的。

 

 

 

那要怎麼設定目標,就不得不談到SMART原則,這出處來自於管理學大師彼得杜拉克先生在他的著作《管理實踐》(The Practice of Management)一書中所提出,該書於1954年出版。而所謂SMART原則,即:

 

1. 目標必須是具體的(Specific)

 

2. 目標必須是可以衡量的(Measurable)

 

3. 目標必須是可以達到的(Attainable)

 

4. 目標必須和其他目標具有相關性(Relevant)

 

5. 目標必須具有明確的截止期限(Time-based)

 

 

 

當我們用SMART原則把目標描述清楚後,就要把重心放在目標與現況的「差距」上,然後構思為什麼會有落差的原因又是什麼,因為往往造成一個事件的原因有很多種,我們要盡可能地窮盡自己極限來找尋所有可能的原因,那為了避免自己用慣用思維來解決問題,就很難出現新的解決方案。

 

 

 

那要怎麼做呢?可以使用BBDO共同創辦人亞歷山大.奧斯本(Alexander Osborn)所創立的腦力激盪法,奧斯本認為,腦力激盪法有幾項基本原則:

 

原則一:不批判他人與自己發言的想法,要先排除自己內在的小聲音,先追求點子的數量為優先。

原則二:讓組員們自由發想,不要侷限團隊成員思考方向,讓大家盡量無拘束地暢所欲言,就算是目前尚未合法的想法也可以提出,因為現在不合法不代表未來不合法,並讓團隊成員盡量在輕鬆的氣氛下愉悅流暢地思考。

原則三:先求數量,再求質量。因為發想原因重點在於盡量找到所有可能性,所以徵求大量點子成了需要努力的目標,等有了大量點子之後,在來根據可行性與合適性著手篩選,就可以篩選出質量相對優質的原因與方案。

原則四:透過彼此對話方式,用彼此的發想為基礎激盪出更好的新點子。

 

 

之後我們可以透過心智圖法的水平思考與垂直思考找出所有可能原因,並撰寫成多根主幹,之後再重新分類,讓彼此原因的關聯性集中,我們就可以看到比較明顯的重點原因,就可以根據重點原因來構思解決方案,之後我們再把目前現實層面上的限制條件放上去,像是預算只有30萬元或是僅有兩個人負責等等,這樣我們就能夠針對所有原因發想出相對應的解決方案,就能夠更加聚焦在痛點上給予解決。這樣用心智圖法思考就能夠快速聚焦在問題痛點上,並寫出相對好的企劃。

 

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