心智圖法讓你輕鬆開出高效能會議

在職場當中,會議幾乎是每一個人重要的工作項目之一,不只是要呈現自己工作表現,也要彼此協調來解決工作難題,但也往往發現,開會真的是耗費太多時間腦力激盪,議而不決,因為許多會議缺乏效率、時間冗長,甚至不但沒有解決問題,反而因為開會衍生出更多問題。這些為人詬病的現象,其實是有方法可以改善的。

 

 

 

像是心智圖就可以很好讓工作會議有所改善,當作會議管理的工具及溝通的協作平台。只是說在使用心智圖準備工作會議有一點要注意的,那就是不要把心智圖直接當作會議通知發出去,因為不是每一個人都學過心智圖,這樣反而會造成不知道心智圖的與會同仁困擾,因為要花更多時間理解,甚至不閱讀都有可能,所以請務必了解對方對於心智圖的理解程度。最重要提醒的是,心智圖是畫給自己看的,主要是要減少自己規劃會議所花費的時間,可以快速彙整並聚焦會議要項,迅速達成會議共識,這才是我們所期待的。

 

 

 

就我自己研習會議管理相關內容與過往職場大量會議經驗,我覺得可以從「會議前」、「會議中」和「會議後」三個面向切入,運用心智圖來發揮其效能以改善會議的效率。

 

 

 

會議前

 

當我是會議主席時,我就會做一件事,用心智圖法發想這場會議的5W2H:

 

Why:為什麼要召開這場會議?

What:這場會議討論的議題是什麼?

Who:有哪些人務必參加?哪些人也要邀請?

Whom:相關決議會影響到誰?

When:何時召開?

Where:何處召開?

How:將會用什麼形式進行?

How much:要花多少錢/資源?

How many:次數有多少?

 

 

過去我擔任主管職時,我都會對部屬開會有兩個要求:

 

開會不要遲到,遲到夥伴沒有發言權。

因為會議時間大家都不好喬,所以時間都很珍貴,如果因為某人的遲到導致無法順利產生決議,在預約之後的時間,往往都會這樣延宕而造成專案/決策的落後,因此錯失商業的與決策上的良機,所以準時是非常重要的!

我都會要求我的部屬在開會前20分鐘先把相關投影設備與視訊裝飾都搞定,才可以確保會議不會因為設備造成困擾導致討論時間不足。

請務必妥善準備好解決方案來,不要在會議中腦力激盪。如果沒有準備好,也沒有發言權。

而有一點是絕對確定的,請務必準備好自己要報告的資料內容。如果需要開會討論新企劃,請務必先讓自己想好3-5個企劃再去開會,如果要做工作進度報告,就請務必做好妥善準備。

像是我很欣賞的日本作者齊藤孝先生曾提過,想在會議上有所貢獻,有三項東西是必備的:資料、觀點和意見。我們要準備的最重要就是資料,因為毫無根據的猜測議論只是浪費時間,更是毫無建設性可言,若沒有事實資料佐證,終究只會各執一詞,就會沒有結論,因為最後還是要回去搜集資料再開一次會議,曠日費時。所以,只有雙方站在同等的資料「立足點」上,才不會陷入情緒跟相法之爭,才比較能展開有意義的議論。

 

 

會議中

 

在開會過程,我都會指定一位夥伴擔任會議記錄,而這位夥伴我都會已經確認他會使用心智圖,然後會先請該位夥伴把議程用投影設備打出來,然後作為主席把內容重新幫大家Review一次,之後就一一針對議題開始討論,就不會浪費太多時間,而且可以讓大家對今天要討論的議題有一些心理準備。

 

在同時,我會請該位夥伴把與會人員的名字都先寫在上面,這樣就能夠迅速紀錄在會議期間說了些什麼,彼此之間的對話關係是什麼。而且運用心智圖的分類邏輯結構隨時掌握會議主題,也能將會議現場靈光爆破產生的想法記錄下來,不會因突然離題而忽略了原本需討論重點,也能幫助我們清楚看到各個議題是否都已經充分討論,隨時針對議題與解決方案不完整的部分進行增添補充。

 

在會議結束前,我都會預留五分鐘,讓剛剛會議記錄的夥伴報告今天會議的重點項目決策與後續負責同仁,這樣是為了確保所有人都在對於會議內容有所共識,並請教與會同仁對於內容有無問題,如果沒有問題將會寄出Email到大家信箱作為正式的會議紀錄,並請與會同仁開啟並回簽電子簽名,以避免後續不必要的相關爭議。

 

 

 

會議後

 

會議後,最重要的就是後續追蹤,一定要讓所有項目決策都有人負責,這樣作為PM才會知道找誰負責,最怕的就是有了決策卻沒有人負責,這樣往往就會不了了之,當這樣的情況一多,與會同仁就會出現「又來了」,「這樣沒效果」之類的話語,要做後續推動將會是困難重重。

 

 

 

運用上面的方式,我過往擔任主席開會基本上都不會超過一個小時,很有效率的結束跟產出,以上是我用心智圖規劃會議的秘訣,與大家分享。

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