用心智圖每週工作清單改變一個習慣,一年幫你節省15天工作天的寶貴時間!

作者:趙胤丞 2019.05.31

 

現代人常常很多事情做不完,又不喜歡寫字,都只有靠腦袋來記憶。那就可能出現以下情況:

  • 頭腦很緊繃,因為要常常思考自己是不是都完成了,往往處於提心吊膽的景況。
  • 出現忘記的可能性很高,常常想到的時候,事情已經來不及了。

 

那我覺得當這樣的事情況出現,通常會出現類似的話語,那就是『早知道…』,可是人生如果可以少講一些『早知道…』,讓自己盡量不要處在懊悔當中,應該會過得比較快活自在些吧(起碼我是真的這樣想)!

 

但我也要跟各位報告,我以前也不是這樣的行為展現。這是有一段心路歷程的,剛出社會時在職場工作,我雖然還算認真工作,但公司規定九點半上班,我通常都會接近九點半抵達,然後拎著早餐進去。之後開啟我的筆電,點開Outlook收件匣,一邊吃早餐,一邊等著Outlook接收信件,然後我邊瀏覽信件邊規劃今天要完成的工作項目,這大概需要接近半個小時的時間。這樣規劃好一天的工作看似沒有問題,但其中我也找出兩個一直困擾我的根本性問題:

 

  • 只管當天工作會造成工作量浮動:有時候會發現自己下午四點就完成工作了,然後就會比較悠閒處理一些瑣事。但有時則會加班到清晨,那時候就會怎麼不提早開始做。
  • 構思工作清單常常會侷限在現在,而非放眼未來:因為我都是一天上午來思考,常常會過度聚焦於細節,而非花更多時間去構思未來與方向是否正確,導致有重工問題產生,反而造成更多的時間浪費。

 

待辦清單視覺化,大腦思緒清晰化

 

那有什麼方式可以避免呢?我後來自己研發了心智圖每週工作清單,就讓我這樣的困擾一勞永逸:那就是把一週的待辦事項通通都寫下來。

你可能會想說真的這麼簡單嗎?是的,第一步真的如此簡單,只是寫下來,就會有很大的助力,因為我們把腦中該做的事情全部寫下的過程,大腦就會出現這件事情的畫面,對我這偏重視覺的人而言,看得到畫面感就能想像完成的狀態,我就很快可以把工作路徑找出來。而且有件事情很重要,那就是大腦不是用來記憶瑣事的,而是用來思考重要事情的。如果只是靠大腦記憶,這樣其實只是消耗大腦的能量,進而讓自己在重要事情上難以專注,實在可惜。所以把待辦事項通通都寫下來視覺化很重要。

 

之前好朋友跟我分享李開復先生將待辦事項寫下來這招用在時間管理上非常有效。他會總結起來,管理時間的兩個很重要的步驟,就是列「待辦事項清單」和「完成事項清單」。待辦事項清單用來提醒你做事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。待辦事項清單強調目標,而完成事項清單重在展現成就。開復先生會先把今天最重要的事情全部今天要做的事情全部簽訂出來,然後只選擇最重要的三件事情來做,三件事情沒有做完絕不下班,所以我覺得其實這麼重要的情況下,就是要先抓住輕重緩急的區塊是很重要的環節那首要的藥物就是你要先把它全部先寫下來。

 

管一週是規劃力,管一天是執行力

 

再來要一次寫一週,而不是只寫一天,因為對於一週有全局觀,就能夠比較好安排比較大的專案項目,並做好流程與進度控管。所以如果你只管當天的話,你的每天上班的時間或是工作的時間可能會有點起伏不定,那這豈不不定就影響到你的住,就影響到我們坐席的情況,就會讓我們的心情跟我們的身體的狀態起伏不定,我現在認知是能夠持續穩定產出高品質的成果,才是工作效率的最根本核心。

 

我通常都會是在週日晚上把下一週的所有待辦事項都寫進來,這樣我一早開始工作的時候,就可以不用太多的暖開機,而是看到這張心智圖工作清單就可以馬上進入工作狀態,就可以減少半個小時的浪費。請思考一下,我假設每天光早餐這段時間就省了半個小時,那一個禮拜就省了5天,5天就是2.5小時,假設一年工作五十週(2.5小時/週X50週/年=125小時/年)。我光做這個動作一年就幫我節省125個小時時間,也就是接近16天的一個工作時間,你不覺得這是一個巨幅的改變嗎?所以利用心智圖法每週工作清單讓我的時間利用更高效,讓我得到更好更高效的成果轉換方式。與大家分享!

 

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