胤嚮筆記276《不要立刻回覆Email》

作者: 若林雅樹

譯者: 吳芷璇

出版社:晨星

出版日期:2014/12/01

語言:繁體中文

 

每週一曲:牛仔很忙(https://www.youtube.com/watch?v=9o20U91aJdg)

 

最近剛好回覆學員如何在職場高效率工作,我才撰寫了一些Email使用原則給夥伴,因為也是守備的範圍當中,淘到《不要立刻回覆Email》。跟我平常工作效率專注力有異曲同工之妙,一邊工作,一邊確認郵件,容易分心沒效率(完全同意)。《不要立刻回覆Email》也提到一個有趣的點:近八成的人患有強迫收信症候群(我發現自己也有XD),我本來就會做信件分類,雖然還是不少我沒有閱讀的廣告信件,收到一封解除訂閱一封,因為處理郵件所花費的時間是不會提升工作成效。因此,從現在開始必須要做的,就是改變處理郵件的觀念,然後以成果導向的工作方式為目標。書中有不少表單可以參閱,我覺得是可以有效改善工作效率的方式。誠摯推薦《不要立刻回覆Email》。

 

 

以下是我讀本書有感的重點摘要:

 

確認電子郵件的次數,就限制在一天兩次吧!但要是不這麼做,就什麼也改變不了。

 

近八成的人患有強迫收信症候群:上班族每天的工作時間,郵件處理約佔四分之一。一邊用電腦工作著,一邊又想確認郵件而不斷頻繁地中斷手邊的工作,這樣的情況應該經常遇到吧?或許因為已經養成習慣而覺得這是件理所當然的事情,但這正是典型的強迫收信症候群。

 

處理郵件所花費的時間是不會提升工作成效。因此,從現在開始必須要做的,就是改變處理郵件的觀念,然後以成果導向的工作方式為目標。總而言之,若是沒有誕生出附加價值,就不能已經達成成效。若真想在工作上達到成果,就必須要確保能產生附加價值的使用時間。

 

電子郵件收件軟體一天僅在上班後即下班前開啟,在信件處理的過程中,思考如何能夠更有效率地完成。

 

要如何分辨哪些信件應該留下,其判斷基準有以下三種:

  • 與法律/契約有關的信件
  • 含有證詞的信件
  • 工作的質與量/價格/交付期限

 

以效率為優先考量建立收件匣的分類,已不需滑動頁面為原則新增資料夾。

 

活用常用字登錄功能及快速鍵,快速完成回信。

 

主旨是什麼在信件開頭就說明白,無法讓人在五秒內理解內容的信件,是偷走對方時間的小偷。寫信件內文時需注意的要點:

  • 區別信件目的:報告/聯繫/請示/請求
  • 開頭時就點出結論
  • 一定要明確寫出截止日
  • 寄信是否為最佳的傳遞方式

 

忽略桌子底下不去整理的人,資料管理也很隨便。徹底丟棄不需要的東西,請依照辦公桌面à電腦桌面à抽屜貴的順序整理整頓。

 

有效率的工作法則:五分鐘內完成工作,秒殺處理。要是延宕了五分鐘內可完成的工作,會破壞所有平衡。而將不喜歡的工作拖延,將嚴重影響其他工作,因此可以獎勵作戰提升集中力。

 

要是抱到一顆未爆彈,先昭告天下再做處理:工作就像炸彈一樣,所謂的工作,就像是點燃了導火線的未爆彈一樣。要是就這樣放任不管,一定會爆炸,進而造成不堪設想的後果。

 

每當工作有中斷,效率就會瞬間歸零。減少中斷工作的次數,分辨好事情處理的優先順位。中斷的次數越多,發揮的效率就越糟。記得花20%的時間處理優先順位較高的工作,能產生80%的工作成效。

 

安排絕對無法取消的預定來決定截止時間,因為能換出意想不到的能力極限。而準確估算時間的技巧,以十五分鐘為單位,估算各個工作所需要的時間。若工作量太大應適時尋求協助。

 

應該捨棄的是無法做出成果的非勞動時間:確保勞動時數提高效率!

  • 勞動時間:可以產生附加價值的作業時間
  • 準勞動時間:為了產生附加價值而必須的準備時間
  • 非勞動時間:無法產生任何價值的時間

 

整理出會議主題的討論重點,思考可能的反對意見,針對其作出反擊的準備。

 

如何順利進行下一步行動,如果沒有催促,對方就不會有所行動。

 

比顧客早半步的企劃才是恰到好處。

 

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