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如何用心智圖做好會議準備?

如何用心智圖做好會議準備?

開會,是職場人士必備任務之一,但也是讓人很頭痛的情況。因為很多會議可能經常會出現議而不決的狀況,那我們應該要怎麼做才能夠把會議這件事做好的,那基本上就是可以把心智圖導入我們的會議準備工作,就可以讓我們事半功倍。以下是我設計的心智圖模板,我並將一一說明會議前中後需要準備哪些項目:

規劃會議的時候,就已經決定這個會議是否是成功與否。怎麼說呢?首先,你必須先知道我們會議要討論的主題是什麼?再來就是有誰會參加?大概有多少時間需要完成?這些都是我們需要11的考慮,所以在會議前我們就是要讓所有的與會者都能夠明確知道我們這次參加會議的目的是什麼,以及要討論什麼樣的內容。

當作為會議管理者時,要先條列出這一次會議要討論確認的主題清單,並且就目前的議題排出重點問題清單討論邏輯,以及規劃相關所需花費時間,事先Email信件通知與會人員提醒,有兩件事請務必要提醒:

請所有與會人員務必請準時出席:

別帶空腦袋來會議現場做腦力激盪:

在開會時就可以透過糾察隊,把離題的討論主題重新找回來,並請塑造這是一個非常安全的環境,讓與會人員都能夠踴躍發言。再來會議裡是討論任何方案,最後要確保整個會裡面得到最後的共識結論,所以沒有結論的會議是不值得開了,所以你這樣說我會有所結論,所有的事情做更有效率的準備。

那會議之後我們可以做什麼事情?我們要對於每個任務有明確的行動指示,在是由誰負責任都要,當大家說清楚在這邊的決議,所以包含會議記錄者在會議最後的十分鐘,請會議記錄全部把紀錄內容重新說明,讓確保所有與會的人都能夠同意會議結論,我也把相關會議流程整理成一張表單,希望有助於大家規劃更有效率的會議。


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